Gemäß §14 Abs. 1 S. 8 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) haben traditionelle Papier-Rechnungen Vorrang vor elektronischen Rechnungen. Die Ausstellung und Annahme von elektronischen Rechnungen setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Diese Grundregel wird jedoch angepasst. Die Nutzung von elektronischen Rechnungen wird im B2B-Bereich verpflichtend, insbesondere für Unternehmen, die zur Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet sind. Deutschland wird künftig ein landesweit gültiges System für die elektronische Umsatzsteuererklärung einführen, wodurch die Nutzung elektronischer Rechnungen zur Pflicht wird.
Die Einführung der elektronischen Rechnungen erfolgt in mehreren Übergangsphasen:
Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025 gelten bis zum 31. Dezember 2025 die bisherigen Regelungen. Es können sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen verwendet werden. Die Ausstellung und Annahme elektronischer Rechnungen erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Für Umsätze vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026 gelten ebenfalls bis zum 31. Dezember 2026 die bisherigen Regelungen. Hier können ebenfalls sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen genutzt werden, wobei auch hier die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich ist.
Falls das Rechnungsunternehmen im Vorjahr einen Jahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro erzielt hat, können für Umsätze vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin die bisherigen Regelungen angewendet werden, d.h. sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen sind möglich und die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist erforderlich. Wenn das Rechnungsunternehmen jedoch im Vorjahr einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. In diesem Fall kann der Rechnungsaussteller wählen, ob die Rechnung über das elektronische Datenübertragungsverfahren (EDI-Verfahren) gesendet wird.
Ab 2028 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im elektronischen Meldesystem gesetzlich vorgeschrieben. Dies bedeutet auch, dass die traditionellen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzt werden.
